石油公司档案管理暂行办法
石油公司档案管理暂行办法
石油销售公司档案管理暂行办法第一章 总则
第一条 为加强__ __ 石油HB销售有限公司(以下简称"HB公司"或" 公司")档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服 务,根据《中华人民共和国档案法》、上级单位相关管理办法及有 关档案工作的法律法规,制定本办法。
第 内归档。
(五) 会计文件材料在会计年度终了后,由财务部门保管一年 后移交归档。
第十的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录 放在卷内。
(七) 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点 、中心内容和责任者。
(八) 当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年 份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。
(九) 归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长 期不归档。第五章 档案的移交
第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细 填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。
第二十一条 档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的 案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签 字审核后,办理交接手续。
第二十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签 字。
第二十三条 移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负 责,以确保档案的安全。第六章 档案保管期限
第二十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制 定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保 管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10 年以下。
第二十五条 确定公司档案保管期限的原则:
(一) 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公 司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二) 凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有 查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三) 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为 短期保管。第七章 档案的鉴定与销毁
第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对 于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部 门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴 定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第二十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报 上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工 作。
第二十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地 点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。第八章 档案的借阅
第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请 单。
第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当 为不受限制档案时直接办理借阅手续。
第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。
(一) 凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门 应按有关规定及时提供完整准确的档案。
(二) 凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审 查,由公司负责人或主管领导批准。
(三) 外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时 需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单 。
(四) 借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。
第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人 员借阅时,需经公司领导办公会研究审批后方可借阅。
第三十四条 不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的 ,要认真核对摘抄内容,进行登记。
第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印 和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经 公司综合办公室负责人批准。
第三十六条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般 不得超过十天。
第三十七条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作 需要,应按公司有关保密规定办理。
第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应 归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有 关手续。第九章 档案库房管理
第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人 员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。
第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专 门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。
第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并 定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房 的"八防"要求,保证库房安全。
第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实 一致。
第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。
第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防 法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。第十章 档案信息保密与利用
第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中 华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密 和企业秘密。
第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限 ,注意重点保管。
第四十八条 整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理 人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。
第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续 ,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。
第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代 替原件提供利用,原件应妥善保存。
第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协 作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。
第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利 用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇 编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务 质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信 息。
第五十三条 利用者应严格遵守"阅卷规则",注意爱护档案, 损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失 和私自复制档案。第十一章 奖励与惩罚第五十四条 根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司 应给予表彰和奖励:
(一) 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
(二) 对保护档案和档案现代化管理做出显著成绩的。
(三) 对档案学研究做出重要贡献的。
(四) 将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。
(五) 同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第五十五条 凡违反本办法,无故延期或不交应归档的文件材 料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件 负责人和部门领导做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报 批评。
第五十六条 凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管 理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未 经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导 和当事人进行处罚,并予以通报批评。
第五十七条 凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还 并责令其当事人写出书面检查。
第五十八条 遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘 密的,按保密工作相关管理办法进行处理。
第五十九条 对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的, 要依法追究其刑事责任。第十二章 附则
第六十条 本办法由公司综合办公室负责解释。
第六十一条 本办法自下发之日起施行。附件:
1.档案分类规则
2.